Como fazer uma gestão eficiente das vendas e dos meus pedidos?

Se você é vendedor ou gerencia uma equipe de vendas sabe da importância de ter uma boa gestão de pedidos para que o fluxo da empresa não trave e não aconteçam problemas com o departamento financeiro e o setor de distribuição.

Pensando nisso, resolvemos produzir esse conteúdo com o objetivo de ajudar você a entender e melhorar o gerenciamento dos seus pedidos e destravar a sua força de vendas.

Mas o que a gestão dos meus pedidos tem a ver com a minha força de vendas?

Essa é uma das 14 perguntas que separamos para você fazer a si mesmo nesse post.

Prepare-se para realizar uma auto reflexão que vai ajudá-lo a entender a fundo como está funcionando o seu processo de vendas.

Ao respondê-las, pode ter certeza, ficará muito mais fácil compreender o cenário atual e identificar os pontos que podem ser melhorados.

Organizando o processo de vendas da empresa e a gestão dos meus pedidos

1 – Possuo uma Política Comercial bem definida em minha empresa?

Não tem como pensar em vender mais se você e o seu time não estão sintonizados em cada detalhe da Política Comercial da empresa.

A Política Comercial de uma empresa nada mais é que a definição dos caminhos de comercialização dos produtos e serviços, inclusive de preços.

É por meio dela que a empresa traça regras, estratégias e táticas para ter sucesso comercial.

Sim, uma Política Comercial afinada impacta positivamente no dia a dia da equipe de vendas!

Ou seja, entender a importância da Política Comercial e saber qual o modelo ideal para o seu negócio é fundamental para organizar, otimizar e turbinar o seu processo de vendas.

2 – A Política comercial está totalmente transparente para a minha equipe de vendas?

O equilíbrio, o desempenho e o sucesso da empresa e da sua força de vendas estão profundamente interligados a uma definição clara sobre o ciclo da comercialização de produtos ou serviços, preços, entre outras informações vitais a respeito do negócio.

Mas como meus pedidos podem ser prejudicados por uma má Política Comercial?

Basta imaginar cada vendedor fornecendo dados contraditórios e se abastecendo de informações desconectadas de outros setores. Uma equipe desalinhada passa uma mensagem caótica.

E ninguém quer vender uma imagem de empresa frágil e desorganizada, não é mesmo?

Para estabelecer uma Política Comercial clara é preciso mapear para quem você pretende vender, como e por meio de quais canais quer comercializar, além de deixar muito claro para toda a equipe o que pretende vender.

3 – Tenho mapeado corretamente o perfil de cliente que desejo atender?

Descobrir que você possui clientes em potencial em outros locais, além daqueles que você costuma vender, é uma informação vital para expandir suas vendas.  

Portanto, se isso é o que você procura então está na hora de estudar melhor o mercado em que atua. Por meio de pesquisas de mercado você consegue entender o perfil do cliente perfeito para sua distribuidora, indústria ou atacado.

Uma pesquisa de mercado pode ser definida como a coleta de informações com consumidores, concorrentes ou fornecedores para orientar a tomada de decisões ou solucionar problemas.

Seja na distribuidora, no atacado ou na indústria, para realizar uma pesquisa de mercado leve em consideração:

• Objetivo da pesquisa: o que você quer descobrir com a pesquisa? Por exemplo: pretende ajustar preços ou definir a variedade ou a qualidade de produtos.
• Quem é o público-alvo da pesquisa: com base no objetivo defina se quer ouvir fornecedores, consumidores ou concorrentes.
• Tamanho da amostra da pesquisa: determine quantas pessoas vão participar e respeite esse escopo.
• Roteiro básico de perguntas: elabore questões diretas e imparciais, que podem ser testadas antes para confirmar se respondem o que você quer descobrir.

Após elaborar o roteiro com as perguntas já validadas, aplique o questionário – sempre buscando ser o mais isento possível para obter respostas genuinamente reais – e ao final reúna todos os dados, analise e identifique as tendências.

Quando (e se) realizada corretamente, as pesquisas de mercado oferecem dados consistentes e que, somados ao know how do empresário, tornam o processo decisório mais rico e preciso.

4 – Conheço todos os anseios, desejos e dores de cada cliente?

Você já deve ter ouvido falar em Personas, um termo bastante comum na área de marketing. Mas caso seja algo novo, saiba que essa estratégia também pode ser explorada pela força de vendas de distribuidoras, indústrias e atacados.

Uma persona nada mais é a representação fictícia do cliente perfeito de uma empresa.

Essa criação baseia-se em dados reais sobre comportamento e características específicas dos clientes, incluindo informações pessoais, motivações, objetivos, desafios e preocupações.

Veja que não estamos falando de público-alvo, que trata de definições mais amplas, nem considera hábitos, pois não se referem a um consumidor específico ou potencial cliente.

Então ao criar uma persona imagine o consumidor ideal, que pode (ou não) ser inspirado em um cliente real da sua empresa.

Para te ajudar a criar personas e entender a fundo seus prospect ou cliente você pode seguir esse roteiro de perguntas e coleta de dados:

• Trabalho: Que cargo ocupa? Quais são suas tarefas? Como é sua rotina? Que habilidades possui para desempenhar suas atividades? Quais ferramentas utiliza para trabalhar? O que é sinônimo de ser bem sucedido?
• Empresa: Qual é o porte da empresa? Qual é ramo de atuação?
• Desafios: Que problemas considera como obstáculos para atingir seus objetivos? O que desafia?
• Hábitos de compra: Em que locais costuma comprar? Prefere loja física ou e-commerce? Com que frequência realiza suas compras? É costume pesquisar antes de fechar negócio? Qual foi e como foi a última compra?
• Informações pessoais: espaço para histórico breve com dados pessoais e específicos como idade, estado civil, filhos, nacionalidade, entre outros. Também pode incluir um descritivo do histórico educacional e sobre a trajetória profissional.

DICA EXTRA!
Não existe um mínimo ou máximo de personas, mas foque nas mais importantes para o seu segmento de negócio.

Personificar esse prospect ou cliente é uma maneira de entendê-lo melhor, compreender seus problemas, reclamações e o que ele realmente procura para sua força de vendas realizar a melhor abordagem comercial (aquela que provavelmente vai garantir a venda e a fidelização).

Então antes de pensar: “meus pedidos não vão aumentar com isso”, convoque seu time comercial e experimente criar personas para entender melhor quem são os seus clientes, além de conquistar novos leads e fortalecer suas próximas vendas.

DICA ESMAGADORA!
Não faça esse trabalho sozinho com sua força de vendas, reúna os responsáveis, e, se possível, integre pessoas dos mais diversos setores da empresa além do comercial, como faturamento, logística, call center e outros.

Com isso, garantimos, você terá uma visão muito completa de sua persona!

5 – Conhecendo profundamente cada cliente, minha equipe de vendas sabe corretamente como os produtos resolvem os problemas de cada um deles?

Essa resposta determina se você tem/quer apenas tiradores de pedido no seu time ou uma força de vendas robusta, focada e estratégica.

Um exemplo que explica melhor isso acompanha duas dicas de teste: se o produto que você vende é comercializado no Natal, como alavancar a venda antecipada?

1. Sugira um layout diferenciado de uma gôndola para destacar os produtos.
2. Apresente ideias para campanhas de trade marketing bem-sucedidas.

DICA ESMAGADORA!
Não fique sentado em seu escritório envolvido somente com problemas operacionais. Lembre que você é o responsável pelo sucesso da sua empresa. Visite clientes, veja como o seu produto está sendo apresentado no PDV, converse com clientes do seu cliente, àqueles que adquirem seus produtos, peça porque estão comprando, o que leva eles levarem o seu produto para cada e não o do concorrente.

Tudo isso gera insights incríveis para seu negócio!

6 – Procuro treinar constantemente minha equipe de vendas?

Ter vendedores motivados é sinônimo de produtividade.

Contudo sabemos que possuir vendedores capazes de bater ou ultrapassar as metas de vendas de forma consistente não é uma tarefa fácil, por isso é tão importante investir em treinamento para fortalecer sua força de vendas.

Qualquer ação constante e voltada para o aperfeiçoamento dos profissionais da área comercial são bem-vindas. Seja fazendo simulações de vendas ou, se você é gestor, gerente ou supervisor, até mesmo testar a abordagem da sua equipe se passando por um cliente oculto.

Lembra o que acabamos de comentar no item anterior? Não se atenha ao operacional e fique achando que a equipe de vendas, por si só, sem ajuda alguma, vai vender e fazer sua empresa bombar de sucesso.

Existem exceções, claro, mas apenas se o seu produto se vende sozinho ou se a sua empresa não possui concorrentes. Se este é o seu caso, tenha certeza, você é um elefante branco no mercado.

Uma força de vendas independentemente do segmento, contexto e porte da empresa, desempenha inúmeras tarefas, por esse motivo deve estar sempre bem preparada.

“Essa cadeia da força de vendas não se resume somente em emitir meus pedidos.”

Adote essa frase acima como seu mantra.

E fique atento a todas as etapas do ciclo de vendas. Somente assim gestores e líderes conseguem otimizar esforços, reduzir despesas, coordenar equipes com mais eficiência e dar o retorno adequado aos clientes.

Que tal então fazer um levantamento das etapas e papéis atuais do seu ciclo de vendas para identificar gargalos, desvios de função e outras falhas?

Listamos algumas tarefas fundamentais nos processos de vendas:

• Prospecção: Quem são os clientes em potencial?
• Estratégia: Quais táticas utilizo para abordar os clientes novos e atuais?
• Comunicação: Que dados os clientes precisam e devem saber sobre o que ofereço?
• Negociação: Como argumentar, quebrar objeções e fechar vendas?
• Pós-venda: Que tipo de assistência e orientação forneço após fechar o pedido?
• Pesquisa: Quais dados tenho para gerar novos insights e planejar vendas?

Agora basta desenhar um novo processo visando otimizar todos os integrantes da equipe e os recursos disponíveis em sua empresa. Vamos nessa?!

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7 – Possuo uma política de metas e objetivos para todo o time ou somente para os vendedores?

Neste item você consegue entender a verdadeira importância dos KPIs. Mas antes vale relembrar o conceito desse termo.

KPI é a sigla em inglês para Key Performance Indicator ou os famosos Indicadores-Chave de Desempenho. São métricas que você elege como essenciais para avaliar os processos da sua gestão.

Mensurando seu desempenho por meio dos KPIs sua empresa pode garantir a permanência no mercado, sair à frente da concorrência e não perder clientes ou  resultados mesmo competindo com a venda digital.

Separamos 10 indicadores de processos para você escolher e detalhar os seus:

1. Indicadores de Eficiência: para entender a relação entre os resultados conquistados e os recursos utilizados. Exemplo: o quanto a equipe está conseguindo manter a carteira de clientes.
2. Indicadores de Eficácia: para compreender a ligação entre os resultados obtidos e os pretendidos. Exemplo: como a equipe consegue desempenhar o seu melhor para atingir as metas.
3. Indicadores de Capacidade: para mostrar se o processo responde adequadamente à expectativa. Exemplo: de que forma a equipe de vendas consegue atender às reuniões planejadas para que a venda aconteça.
4. Indicadores de Produtividade: para analisar os níveis de entrega de cada colaborador por dia, por exemplo. Exemplo: qual é a média de reuniões/atendimentos agendados por um vendedor por dia.
5. Indicadores de Qualidade: para identificar as não conformidades e defeitos ocorridos ao longo do processo de venda. Exemplo: qual é a taxa e os motivos de cancelamento de reuniões agendadas.
6. Indicadores de Lucratividade: para avaliar a relação entre o lucro e as vendas totais.
7. Indicadores de Rentabilidade: para mensurar a relação entre o lucro e o investimento no negócio.
8. Indicadores de Competitividade: para estudar a relação da empresa com a concorrência. Exemplo: qual é o market share do produto.
9. Indicadores de Efetividade: para conjugar os indicadores de eficiência com eficácia.
10. Indicadores de Valor: para compreender o equilíbrio entre valores recebidos e despendidos.

▸ SOVIS/FV: Acompanhe esses indicadores de forma fácil e rápida, tudo na palma da mão, através do SOVIS Web.

8 – Que tipo de apoio ofereço ao meu time de vendas?

Ajude sua equipe a vender mais e melhor ao invés de somente entregar um bloco de pedidos, uma tabela de preços ou um catálogo para seus vendedores se virarem na rua.

Além de munir sua equipe comercial, voltamos a destacar os dois primeiros itens da lista. Recapitulando: é necessário toda equipe estar alinhada às regras de negócio da empresa para que, no momento do fechamento da venda, tudo seja feito da forma correta e sem falhas.

Também incentive e escute sua equipe. Apoie novas ideias, ofereça treinamentos (como já mencionamos), estabeleça metas desafiadoras e comemore conquistas individuais e do time. Afinal, um ambiente competitivo é um cenário altamente produtivo.

Em paralelo, acompanhe os processos, mas sem intenção de se manter no controle.

Tenha como objetivo monitorar o ritmo de vendas da equipe ou se caiu a produtividade de algum vendedor e, se for este o caso, trabalhe para melhorar o desempenho dele e, consequentemente, de toda empresa.

Por último, mas não menos importante: invista em tecnologia para auxiliar a equipe de vendas.

As soluções tecnológicas agregam valor ao trabalho da equipe comercial da sua indústria, atacado ou distribuidora. Mas antes de mais nada, avalie o quanto essa solução pode ser personalizada de acordo com as particularidades do seu negócio.

Com a ferramenta de gestão ideal para a sua distribuidora, atacado ou indústria você pode ter um ganho de 20% no tempo útil na rotina dos seus vendedores.

Sem dúvida este valor pode variar (para mais ou menos), pois empregar um recurso tecnológico também depende da sua capacidade de explorar o máximo o que essa solução oferece, além de saber motivar e cobrar a equipe, deixar claro os objetivos e como essa solução deve ser utilizada em benefício do negócio.

▸ Conheça o SOVIS/FV: Uma solução completa e customizada para sua força de vendas.

Otimizando o gerenciamento dos meus pedidos

Se o seu processo atualmente envolve anotações em papel, planilhas de Excel ou até mesmo WhatsApp (não confunda interagir com clientes através do aplicativo com fazer pedidos de venda por meio dele), é muito provável que o acesso às informações não seja fácil, rápido e 100% confiável.

Isso tudo dificulta a gestão de todo ciclo de vendas, desde o planejamento até a tomada de decisões mais assertivas.

Já pensou em conhecer softwares e aplicativos de força de vendas que oferecem recursos para melhorar esses processos?

Veja como esse recurso pode fortalecer seu time de vendas!

9 – Os meus pedidos contém todas informações necessárias?

O pedido de compra formaliza a venda, detalhando produtos, quantidades, preços, condições de prazo, pagamento, entre outros.

Parece simples, mas a ausência de dados pode comprometer etapas importantes da venda.

Portanto, o pedido é o primeiro passo para o fechamento bem-sucedido de uma venda e precisa ser integrado às demais etapas do processo.

Lembre, se o pedido começar errado, ou seja, faltando informações, o resultado é um telefone sem fio (sem fim), em que seu cliente pediu uma coisa, o seu vendedor transcreveu outra, o seu faturamento faturou itens que não tem nada a ver e agora imagine a entrega.

Reflita além do produto, mas no conceito dessa palavra e pergunte-se:

O que você está entregando para o cliente?

Resumindo, um pedido incompleto ou com erros desencadeia um efeito dominó.

Tudo vai sair errado e o resultado disso é cliente insatisfeito, decepcionado e tenha certeza, com uma probabilidade gigante dele efetuar a próxima compra com o seu concorrente, culminando assim em um prejuízo incalculável.

10 – Quanto tempo preciso para emitir meus pedidos?

Acima de tudo, uma boa comunicação com os clientes é essencial para qualquer negócio. O acesso rápido aos pedidos permite respostas imediatas.

Então é fundamental que o gerenciamento de pedidos seja eficiente e instantâneo.

Quanto mais manual o processo, mais tempo será necessário e menos pedidos um vendedor consegue fazer.

A dificuldade de encontrar informações, principalmente preço e estoque, fazem com que a venda demore mais, além de transparecer ao cliente um certo despreparo por parte do vendedor.

DICA EXTRA
Atualmente, com o recurso de armazenamento na nuvem, é possível garantir que toda a equipe de campo tenha acesso a informações atualizadas sobre todos os produtos da empresa em tempo real.

11 – De que forma meus pedidos chegam ao sistema de gestão da empresa?

Ok, você decidiu automatizar seus processos para agilizar o ciclo de vendas, desde a criação do pedido até a chegada do produto na mão do cliente. Mas como está a sua equipe de retaguarda?

Faturista, estoquista, entregador também precisam compreender a importância de cada etapa do processo e qual é o impacto do trabalho de cada um no todo.

Essa etapa é fundamental para fidelizar e deixar os clientes satisfeitos, aumentar o índice de recompra e as indicações do seus produtos/serviços. Falamos mais sobre pós-venda no último item.

DICA ESMAGADORA
Atualmente um grande diferencial de empresas é a redução do ciclo de venda, ou seja, o tempo entre a efetivação do pedido até o momento que o produto chega nas mãos do cliente. Fique atento a esse diferencial. Crie artifícios para que seu cliente conheça todos os pontos do ciclo de compra, notifique ele quando está faturando, quando está carregando, quando estiver em trânsito e perto da entrega. Cada informação tem um peso e transparece para o cliente o zelo com a previsão da entrega.

E tenha em mente que quanto menor for este ciclo mais fiel esse cliente será!

12 – O meu ERP realmente ajuda a agilizar o faturamento?

Dificilmente indústrias, atacados ou distribuidoras não conhecem essa sigla, mas vale lembrar.

O ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) é um software que integra as atividades relacionadas ao ciclo de vendas, desde finanças, recursos humanos, compras, estoque até produção e logística.

Mas uma coisa talvez você desconheça ou considere impossível acontecer é que seu ERP tem que automatizar, de verdade, a maior parte desses processos.

Para descobrir se o seu sistema faz isso, pergunte-se: entre meus pedidos recebo uma ordem de compra de 60 itens, mas 10 não têm no estoque. O que o meu ERP faz?

Um ERP matador ajuda a agilizar o faturamento e automatiza todo processo.

Um ERP de verdade

1. Analisa o estoque.
2. Informa a sua equipe a inexistência dos itens.
3. Corta os itens que estão faltando em seu estoque do pedido atual, faturando parcialmente o pedido.
4. Gera um novo pedido deixando pendente para o cliente este pedido e já aciona a etapa de compras, mandando orçamento a todos os fornecedores para fazer cotação e gerar compra dos itens faltantes.
5. Informa o cliente dos produtos que ficaram pendentes para entrega e, a partir do pedido de compra, já passa uma possível data de entrega ao cliente dos itens faltantes.

ERPs faz de conta   

O usuário precisa retirar um a um cada item faltante do sistema, depois deve criar um novo pedido para inserir manualmente cada produto cortado e assim por diante.

Toda comunicação com o cliente para alertar sobre a mudança no pedido, previsão de chegada e entrega dos itens faltantes, se houver, é por iniciativa da sua equipe interna, equipe de retaguarda, gerando um retrabalho enorme, dificultando o trabalho e por consequência aumentando o ciclo de vendas.

E pensar que a maioria dos ERPs funciona assim.

13 – Quanto tempo demoro para entregar meus pedidos?

Uma má gestão das entregas certamente vai acarretar sérios problemas para o seu negócio, desde financeiros até mesmo perda de clientes.

Além de garantir a modalidade mais rápida e eficiente, a gestão de entrega deve ser monitorada do início ao fim para ter certeza que o seu modelo é a melhor opção.

Em casos de terceirização para transportadoras ou parceiros logísticos o cuidado deve ser redobrado, uma vez que é por meio deles que acontece a percepção da qualidade do serviço.

Sendo assim, pergunte-se:

• Qual é o melhor meio de entrega?
• Devo optar pela entrega por terceiro?
• O serviço terceirizado tem certificação de qualidade?
• Você tem contrato que possua um bom SLA?

Seja próprio ou terceiro, o transporte deve cumprir a promessa que você assumiu com seus clientes.

14 – Eu ou alguém da empresa usa os meus pedidos para fazer um trabalho de pós-venda?

Embora muitas empresas exaltem o pós-venda, poucas fazem bem feito. Então aqui vão três dicas para você melhorar essa fase tão importante no ciclo de vendas.

• Escute seu cliente por meio de pesquisas feitas por e-mail, telefone, pessoalmente ou pelo seu próprio software de força de vendas.
• Visite seu cliente para verificar como estão sendo apresentados os seus produtos no PDV.
• Descubra quais os problemas que o seu cliente enfrenta no dia a dia para vender mais seus produtos.

Caso real

O dono de uma grande rede de supermercados, originalmente de Cascavel, mas atualmente com abrangência nacional, constantemente e aleatoriamente entra em seu carro, vai até uma de suas lojas e verifica tudo o que está sendo feito.

Ele checa como os produtos estão expostos nas gôndolas, prova produtos da panificadora, conversa com clientes que estão comprando, verifica a limpeza dos ambientes, entre outros.

E tudo isso sem o gerente da loja perceber, mas, logo em seguida, repassa para ele o que deve ser feito através de um plano de ação. E você tem dúvida que o dono cobra cada item desse plano posteriormente?

Deu para perceber que para fazer uma gestão eficiente de vendas não basta depositar todas as fichas no vendedor.

Todo o time tem que trabalhar com o propósito de entender o mercado para se munir com informações relevantes e, principalmente, que refletem a realidade, sem achismos.   

Agora se você está se perguntando: como posso colocar tudo isso em prática com rapidez para melhorar a gestão dos meus pedidos?

Em primeiro lugar e para ser o mais competente possível, a gestão desses processos deve ser automatizada.

Quer descobrir como isso funciona?

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