5 KPIs de logística que todo distribuidor precisa conhecer

Pessoa praticando ciclismo

Assim como é para toda empresa de qualquer segmento, as atividades da cadeia de distribuição precisam ser monitoradas incessantemente para avaliar o desempenho, cumprimento de metas, necessidade de melhorias e estratégias que precisam ser refeitas.

Neste aspecto, a rotina dos gestores é muito semelhante à rotina dos atletas do ciclismo, quer ver?

Os velocistas dependem do monitoramento constante de indicadores chave: a distância percorrida, a velocidade, o tempo, a frequência cardíaca, as alterações no desempenho influenciadas pela mudança no terreno e até mesmo as elevações na pista.

É claro que, durante os trajetos, eles são capazes de identificar os momentos que têm melhor desempenho e os trechos de dificuldade apenas a partir do esforço empregado. 

Mas é com o auxílio de wearables como smartwatches e aplicativos de monitoramento que os esportistas são capazes de evoluir avaliando com precisão esses indicadores.

Os indicadores de desempenho são fundamentais em qualquer atividade.

Chamados de KPIs (Key Performance Indicators), ou Indicadores Chave de Desempenho, eles devem fazer parte da rotina dos gestores e equipes a fim de monitorar as metas e avaliar se o desempenho é satisfatório, o que pode e deve ser melhorado.

Sendo que o monitoramento dos KPIs na logística vai permitir avaliar o desempenho de tudo que está relacionado a cadeia de abastecimento – um fator decisivo para prestar um serviço satisfatório e se destacar entre os concorrentes.

O que significa KPIs na logística?

KPIs de logística para distribuidoras

Os KPIS na logística são os indicadores utilizados para acompanhar as atividades dos processos logísticos da empresa e as atividades que estão relacionadas a este processos.

Dessa maneira, os KPIS na logística monitoram desde o cumprimento de prazos até a capacidade de atendimento de acordo com o número de itens no estoque. Ou seja, o monitoramento compreende desde o momento que o produto está no estoque até o momento que ele é entregue ao cliente. 

Quais os principais KPIs da área de logística?

Os KPIs da área de logística ideias vão variar conforme a empresa, pois dependem dos objetivos e metas de cada organização. No entanto, existem indicadores que devem ser incluídos na estratégia para aperfeiçoamento da logística, sendo:

  • Pedidos no prazo ou OTD
  • Índice de atendimento
  • Acuracidade de inventário
  • Pedido perfeito ou OTIF
  • Giro de estoque

É importante saber que não é preciso monitorar todos esses índices ao mesmo tempo.

Enquanto para um distribuidor o tempo de entrega pode ser o mais importante na estratégia atual, para outro, é o giro de estoque que está precisando ser monitorado.

Tudo vai depender dos objetivos e da estratégia adotada pelo gestor e pela equipe a partir da observação e identificação das necessidades dos clientes e do mercado.

A melhor parte de utilizar KPIS é que é possível acompanhar o desempenho da estratégia semanalmente e até mesmo diariamente em alguns casos. 

Isso permite alterar estratégias no meio do percurso sem precisar aguardar até o fim do mês ou de um período para comprovar que as coisas não estão indo bem.

Exemplos de KPIs na logística para conhecer e utilizar

Pedidos no prazo ou OTD (On Time Delivery):

Este indicador aponta a percentagem de produtos entregue no prazo sem nenhum atraso. 

É muito comum encontrar em materiais específicos de logística a sigla OTD, uma abreviação para o termo em inglês On Time Delivery.

Por isso, se você ver por aí, já sabe do que se trata.

Para monitorar esse indicador é necessário mensurar a quantidade de entregas realizadas no prazo determinado e dividir pelo número total de entregas no mesmo período.

O resultado final é multiplicado por 100 para obter a porcentagem.

Este KPI, no entanto, serve apenas para monitorar o desempenho da entrega em si, mas ele não indica se os produtos entregues estavam certos, se as quantidades estavam corretas, entre outros detalhes importantes na cadeia de abastecimento.

Fórmula para cálculo:
Número entregas no prazo ÷ número total de entregas realizadas no período x 100

Por exemplo, se a empresa realizou 80 entregas e 70 foram entregues no prazo, o cálculo ficaria assim:

70 ÷ 80 = 0,87 × 100 = 87%

O ideal é que a porcentagem fique acima de 90%.

Índice de atendimento

KPIs de logística para identificar estoques

Este KPI indica a capacidade do estoque atender as demandas dos clientes.

O monitoramento deste indicador permite entender se o armazenamento dos produtos atuais está de acordo com a demanda real.

Ou seja, não pode haver falta, nem excesso de itens, pois as duas situações seriam prejudiciais para o distribuidor.

Uma porque a falta de itens impediria atender toda a demanda e o excesso dos mesmos teria como consequência itens parados nas prateleiras, ou seja, dinheiro parado – ou pior, prejuízo com itens vencidos. 

Monitorar este índice permite ajustar as compras para que o estoque esteja coerente com a procura dos clientes.

Acuracidade no inventário

Estoque de uma distribuidora

Ainda pensando no estoque (setor de grande influência na parte logística), o índice de acuracidade do inventário é responsável por apontar a diferença entre o estoque físico e o estoque contábil.

Ou seja, a quantidade de produtos disponíveis X a quantidade registrada no sistema.

Quando a informação contida no sistema não condiz com a disponível no armazém, indica que há uma falha no controle do estoque ou de saída dos itens, sendo necessário identificar onde está a falha a fim de corrigi-la.

Leia também:
Inventário de estoque: fundamental para bom desempenho de indústrias e distribuidoras

Pedido perfeito ou OTIF (On-Time & In-Full)

OTIF é a abreviação da sigla On-Time & In-Full), sendo que em tradução para o português utilizamos o termo Pedido Perfeito.

Este é o mais completo dos KPIs de logística, pois indica a eficácia no cumprimento de prazos, na entrega dos pedidos corretos e no atendimento ao cliente.

Este indicador é medido a partir do feedback do consumidor. Dessa forma, o resultado representa o nível de satisfação do cliente em relação aos serviços prestados pela empresa.

Para fazer seu cálculo, é necessário, primeiramente, saber a percentagem de pedidos que foram:

  • Atendidos no prazo (P)
  • Entregues sem erro (E)
  • Completos: atendeu todas as especificações do cliente (C)

Fórmula para cálculo:
OTIF = P x E x C

Por exemplo, se a empresa teve 80% de pedidos no prazo, 85% entregues sem erro e 90% completos, o cálculo é:

0,80 x 0,85 x 0,90 = 0,612 = 61,2%

Pela sua composição, este KPI é a soma do alto desempenho e da satisfação do cliente. Dessa forma, monitorar este indicador auxilia a identificar o que precisa ser ajustado para melhorar o desempenho do Pedido Perfeito.

Giro de estoque

O KPI de giro de estoque é o índice que avalia como os produtos em estoque estão sendo administrados e qual é a aceitação dos clientes para com estes produtos.

Dessa forma, o índice aponta a qualidade dos itens armazenados e o número de vendas que já foram realizadas durante um período de tempo.

O cálculo pode ser feito utilizando diferentes fórmulas, sendo que a melhor para o distribuidor vai depender da sua estratégia, volume de produtos e análise de qual cálculo faz mais sentido.

Exemplo:

  • Estoque médio: 400 unidades
  • Vendas totais: 4 mil por ano
  • Calculo giro de estoque: 4.000/400 = 10 giros por ano

A fórmula a seguir é feita considerando o volume de vendas.

Ela é indicada para empresas que possuem um número muito grande de produtos, ou seja, ideal para distribuidores.

Exemplo:

  • Estoque: R$ 8.000
  • Volume de vendas por ano: R$ 26.000
  • Cálculo giro de estoque: 26.000/8.000 = 3 giros por ano. 

Quando o resultado do cálculo é menor do que 1, significa que muitas mercadorias estão ficando paradas.

Qual o KPI de logística ideal para distribuidores?

A fim de manter um padrão de qualidade no atendimento e satisfação dos clientes, é importante que KPIs como o Pedido Perfeito (OTIF) ou Pedidos no Prazo (OTD) sejam mensurados constantemente.

No entanto, cada distribuidor e gestor, de acordo com as metas e objetivos da empresa, poderá selecionar um ou mais KPIs que mais se adequam à estratégia de negócio.

Nesse sentido, os KPIs podem ser monitorados por períodos, ciclos ou projetos, atualizados sempre que uma nova meta dá lugar à outra antiga.

Diante da necessidade de melhorar várias áreas, mas sem profissionais suficientes para isso, é importante que o gestor escolha as áreas prioritárias e evolua monitorando e identificando falhas por etapa.

Acima de tudo, a máxima que só podemos melhorar aquilo que é medido deve prevalecer.

SOVIS/FV - Automação de força de vendas