9 ações para implementar uma logística de distribuição impecável

É bem comum surgirem problemas com entregas quando analisamos a logística de distribuição das empresas. 

Quem nunca comprou um produto de alguma empresa e no momento da entrega encontrou problemas.

Estava quebrado, riscado, com a caixa amassada, entre outros. Ou, na maioria dos casos, recebeu com dias de atraso. 

Muitas empresas prometem agilidade na hora da venda, mas depois da compra a história é outra!

Os problemas são diversos, mas uma coisa é certa: todos podem ser evitados para que o processo de vendas se torne mais eficaz.

E o que seria um processo eficaz de entrega quando se trata de logística de distribuição?

Sem dúvidas é um processo que busca sempre a redução de tempo. 

Desde o momento que o cliente comprou até o recebimento do produto, melhorando assim a gestão do pedido, faturamento, separação, conferência, carregamento, controle dos motoristas e roteirização inteligente.

Seja por falhas na gestão de entradas e saídas de mercadorias, falta de monitoramento e controle de devoluções, a entrega engloba diversos desafios que podem (e devem) ser superados se você quiser proporcionar uma experiência positiva aos clientes.

Levando em consideração o que se considera um processo de entrega eficiente, relacionamos as dicas mais importantes que sua empresa deve seguir se quiser ter sucesso na gestão logística de um atacado distribuidor.

Mas antes das dicas vamos esclarecer dois conceitos:

O que é uma cadeia de distribuição

Pode ser definida como o grupo de fornecedores que atende às necessidades de uma empresa na criação e no desenvolvimento de seus produtos. 

Engloba fornecedores, centros de fabricação, armazéns e centros de distribuição, assim como matérias-primas, produtos na etapa de fabricação, além dos produtos finais que circulam entre as fábricas.

O que é logística de distribuição?

A logística de distribuição de mercadorias é um dos ramos do setor logístico que foca na estocagem e no escoamento de produtos. 

Engana-se quem pensa que o impacto da logística de distribuição só tem relação com a área operacional de uma empresa.

É aí que mora o perigo!

Essa atividade também diz respeito às tarefas de planejamento da movimentação de cargas, sempre com a meta de garantir a satisfação dos clientes.

Ou seja, a gestão logística tem como atribuição planejar, implementar e controlar o fluxo e o armazenamento de mercadorias para atender às necessidades do cliente. 

Isso porque os clientes estão cada vez mais exigentes. Esperam pontualidade na entrega, experiências de compra personalizadas, além de responsabilidade socioambiental por parte das empresas.

Essa atividade deve cumprir três requisitos principais: 

1. Abastecer os clientes dentro do prazo esperado. 
2. Praticar preços de frete competitivos.
3. Garantir que a empresa esteja sempre em evidência.

À medida que o volume de carga cresce e o transporte se torna mais complicado, a necessidade de aprimorar os processos envolvidos na logística de entrega aumenta significativamente.

Os gestores desse segmento estão o tempo todo sob pressão para equilibrar o controle de custos e a eficiência nas entregas, bem como precisam otimizar a carga de trabalho dos colaboradores, além de acompanhar métricas e indicadores de desempenho.

Atentar-se à logística de distribuição, adequar equipamentos e promover uma mudança da cultura organizacional são fatores imprescindíveis para as empresas adquirirem vantagens competitivas em meio a tanto avanço tecnológico.

Para garantir um atendimento eficaz dos clientes, é essencial planejar as etapas da logística de distribuição. Você já realizou o planejamento de todas elas? 

Conheça as etapas do planejamento dessa logística:

Gestão de transportes e o custo da distribuição logística

Trata-se do conjunto de decisões relevantes que o gestor deve tomar para viabilizar o processo de entrega e tem ligação direta com a formulação dos custos, bem como com os resultados financeiros. Entre elas, as principais são:

• Qual é o modelo mais ágil para despachar as entregas? 
• É melhor terceirizar ou manter uma frota própria? 
• Quais valores cobrar pelos serviços prestados?

Conferência de cargas e a importância da rastreabilidade

Não custa frisar que é preciso ter cuidado extremo ao manusear as embalagens de produtos, a partir do momento que a mercadoria deu entrada no armazém até o instante em que é conduzida ao veículo para entrega. 

Quem não lembra desse flagra e de outros tantos semelhantes.

Esse é o tipo de tratamento que nós não queremos dar aos produtos adquiridos por nossos clientes.

Produtos danificados acarretam duas consequências: cliente insatisfeito (caso receba o produto dessa forma) ou prejuízo (caso seja necessário retirar do estoque, sem direito à reposição pelo fornecedor).

O maior prejuízo é a possibilidade do cliente nunca mais comprar na loja. 

Para evitar que problemas como esses ocorram, qual sua estratégia para deixar o cliente extremamente satisfeito? 

Pensando nisso é que incluímos o próximo item no planejamento da logística de distribuição.

Roteirização para uma entrega perfeita

Quem atua neste ramo sabe que um trajeto inteligente de entrega pode ser capaz de reduzir sensivelmente o custo de distribuição logística. 

Mas para entender como atender mais clientes em menos tempo, com o intuito de reduzir o consumo de combustível e outras despesas, é preciso realizar um planejamento do processo de entrega. 

Consequentemente, além de aumentar a agilidade, você amplia o nível de satisfação dos clientes.

Essa etapa contempla as atividades que garantem a entrega do produto em perfeitas condições. 

Entre os benefícios da roteirização, destacamos duas extremamente importantes:

1. Redução da quantidade de veículos necessários para realizar a entrega, economizando com a entrega em si e manutenções da frota. Caso identifique isso, a organização pode vender o veículo e investir o dinheiro em outras frentes.
2. Aumento da produtividade dos colaboradores, uma vez que otimiza as entregas, ao mesmo tempo que reduz a jornada de trabalho e custos com diárias e horas extras, sem diminuir a quantidade de entregas ou serviços.

Análise de indicadores de desempenho

Por último, mas extremamente importante para obter resultados satisfatórios na gestão de logística, é avaliar periodicamente o trabalho com base em relatórios e métricas.

Essa atividade vai permitir ao gestor identificar problemas e gargalos que comprometem a produtividade na operação e, dessa forma, sugerir e implementar soluções para sanar as dores da logística de distribuição.

A logística de distribuição é uma cadeia complexa, mas que monitorada e mensurada pode ser moldada com perfeição. 

Agora sim, está preparado para melhorar a gestão logística da seu atacado distribuidor?

9 ações para implementar uma logística de distribuição impecável

Vale repetir, a melhoria contínua da gestão logística é sinônimo de redução de despesas, aumento da lucratividade e, consequentemente, da satisfação dos clientes.

Especialmente nos setores atacadistas e de distribuição, a otimização desses fluxos é a oportunidade para aprimorar a performance e desenvolver um diferencial competitivo muito relevante no mercado atual.

Confira as ações para realizar uma gestão logística perfeita: 

1. Planeje todo fluxo com cuidado

Planejamento é sempre bem-vindo, especialmente se tratando de logística de distribuição e transporte, que contemplam inúmeras etapas, igualmente importantes. 

Desenhar o fluxo dessas etapas, desde o recebimento dos produtos até a entrega aos clientes, pode ajudar a identificar obstáculos e possibilitar soluções que vão melhorar, de imediato, a produtividade.

Esse fluxo contempla o planejamento da logística da entrada de produtos, desde a compra até a chegada dos produtos, para evitar faltas e cortes nos produtos de compra. E o planejamento da entrega, em que o cliente compra o produto e a empresa tem a tarefa de fazer chegar ao cliente em perfeito estado.

2. Estabeleça uma visão por níveis

A gestão da entrega deve levar em consideração a responsabilidade específica de cada um dos níveis. Implementar uma visão por nível ajuda na tomada de decisões mais rápida e efetiva. 

Na logística de distribuição existem três níveis considerados essenciais, que visualizam a operação de ângulos diferentes, por isso necessitam de dados distintos:

1) Dono ou Presidente: estratégico

Tarefa que compete à alta administração, pois tem a ver com a visão do futuro da organização, estruturada em fatores ambientais externos e internos, através dos valores, visões e missão.

As ações são criadas pensando em longo prazo, normalmente para o período de 5 a 10 anos.

2) Gestores: tático operacional

Responsabilidade pela criação de metas e condições para que as ações estabelecidas no planejamento estratégico sejam atingidas, por isso são decisões tomadas pela alta direção e operacional.

E as ações definidas são aplicadas em médio prazo, num período entre 1 a 3 anos.

3) Grid de Pedidos: operacional

Envolve todos os níveis da organização, que cuidam do acompanhamento da rotina e garantem que todas as operações sejam realizadas e, consequentemente, os resultados específicos sejam obtidos.

As ações são efetivadas em curto prazo, normalmente entre 3 a 6 meses. 

Cada informação visualizada por esses níveis, como status da entrega de mercadorias, atrasos, paradas não programadas de motoristas ou devoluções, podem alimentar o gestor de informações para lidar e reverter problemas com rapidez com segurança.

3. Automatize um dashboard

Para criar um mapa visual experimente criar um dashboard com todas as informações do cliente, valor da compra, prazo de entrega e distâncias percorridas.

Um dashboard reúne em um único lugar, de maneira fácil, visual e intuitiva, todas informações críticas necessárias para gerenciar uma entrega.

Visualizar os pedidos dessa forma facilita criar esquemas de distribuição para clientes ou produtos mais rentáveis. 

De quebra, com esse dashboard detalhado é possível planejar rotas com os melhores meios de transporte.

4. Fortaleça as parcerias com fornecedores

Essa ação é vital para atacados e distribuidores: invista no bom relacionamento com fornecedores. 

Isso garante que problemas em entregas sejam identificados com rapidez, permitindo uma solução eficaz e proativa. 

E, se for possível, interligue os sistemas usados na sua empresa com os dos fornecedores e clientes. Essa ação pode reduzir drasticamente as chances de erros.

Com isso você cria um workflow de acompanhamento das solicitações que permitem a sua empresa estipular, através de contrato, prazos para serem atendidos, definindo assim um SLA para isso.

Leia também:
Conheça as etapas para estruturar um bom Service Level Agreement (SLA)

E é justamente sobre o suporte da tecnologia que vamos falar mais no próximo item.

5. Explore os recursos tecnológicos

A utilização da tecnologia em prol da gestão logística pode operar milagres.

Algumas ferramentas são mais do que fundamentais para garantir a veracidade das informações, automatizar tarefas e possibilitar uma gestão eficaz da distribuição. Entre as principais, destacamos algumas:

• Roteirizador: auxilia no planejamento do transporte e da distribuição de mercadorias, através do cálculo de quilometragem, seja para contabilizar custos de frete ou auditar fretes terceirizados. Por isso dá suporte para definição de rotas, indicação de veículos conforme o tamanho das entregas e a rota percorrida e determinação o tamanho da frota necessária para entrega.

• WMS: o Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém é um verdadeiro banco de dados logísticos. Otimiza o tempo dos envolvidos no recebimento e na conferência, automatizando todo o processo a atualizando o sistema em tempo real. Sem dúvida uma peça essencial para a movimentação logística, gerenciando estoques, equipamentos e pessoas.

• TMS: o Transportation Management System é bastante funcional para transportadoras e fornece um levantamento completo dos custos de logística. Uma  vez que auxilia a controlar informações relacionadas a fretes, entregas, eficiência de veículos e motoristas, rastreamento de produtos, roteiros de viagens até a emissão de documentos fiscais das cargas, como a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Por meio da tecnologia, é possível automatizar processos e, com isso, reduzir o índice de erros, diminuir custos, agilizar a realização de atividades e alocar recursos humanos em funções mais estratégicas ao invés de operacionais.

A adoção e integração de um sistema de gestão empresarial (ERP) pode tornar os processos de logística mais dinâmicos. 

Especialmente para o setor atacadista distribuidor, softwares de gestão também podem ser integrados com áreas como compras, expedição, estoque, faturamento, comissões e vendas.

Os softwares permitem melhor gerenciamento das informações sobre clientes e a integração com e-commerces, facilitando a comunicação da logística com os setores de marketing e vendas.

→ Software para distribuidoras: leia isso antes de contratar um

6. Roteirize as cargas

Entrega no prazo e em perfeito estado é o mínimo que o cliente espera, não é mesmo? 

Entregas pontuais e rápidas significam rotas bem definidas e sem sombra de dúvida são o diferencial para qualquer empresa 

Roteirizar é simplesmente planejar rotas que reduzem o tempo, a distância percorrida e os custos operacionais logísticos.

Embora seja possível fazer esse roteiro manualmente, um sistema que automatiza esse trabalho acaba com o desperdício de tempo (e recursos) da equipe, que normalmente passa horas, mês a mês, para encaixar e otimizar cada entrega nessa rota.

Falando nisso, que tal automatizar seu processo de vendas para ampliar os resultados da sua equipe? Da emissão do pedido em campo até a chegada em seu ERP, tenha total controle nos processos de venda com o SOVIS/FV.

8. Controle as devoluções 

Para diminuir as chances de devolução de mercadoria e, consequemente, os prejuízos financeiros, é preciso implantar um controle e uma política de devoluções eficazes.

É primordial sua equipe saber como agir em caso de danos em produtos, como embalagens rompidas ou ausentes. Ou, ainda, quando o varejista recusa a mercadoria, independente do motivo. 

Além disso, comunicar a devolução em tempo real permite que o gestor reverta a situação, na medida do possível.

7. Monitore o desempenho da área

Sobre isso já mencionamos lá no início, mas vale reforçar. 

Uma empresa que não mede o seu desempenho, não enxerga oportunidades de melhoria e de crescimento frente à concorrência. 

Levantar e acompanhar indicadores de desempenho é questão de sobrevivência no mercado externo e fornecem uma visão integral e real do cenário interno.

9. Aprimore o nível de serviço

A logística de distribuição ocupa uma posição estratégica no mercado e tem forte influência na economia.

Por isso, merece ser monitorada, avaliada e aprimorada continuamente.

Comece pela relação com os clientes, mantendo uma boa imagem no mercado e prezando pelo atendimento das necessidades dos consumidores.

A gestão logística também depende da qualificação dos profissionais que compõem a equipe, portanto, invista no seu time.

Bom, com essas ações, agora só depende de você implementar uma logística de distribuição impecável!

Ficou com alguma dúvida sobre como otimizar processos da sua logística de distribuição? Compartilhe nos comentários ou, se preferir, pode me chamar no WhatsApp. 

Sou o Ricardo Vicari, CEO da Sovis, e vai ser um prazer te ajudar nisso.