Negócios de sucesso (4/7): Medir, acompanhar e motivar: os segredos para o sucesso do seu negócio

Não é novidade que vários dos empreendimentos fecham após poucos meses.

Esse é um fato recorrentemente apresentado quando se fala sobre negócios, principalmente no Brasil. 

Nos últimos anos o país visualizou um aumento no número de empreendedores, desde os mais simples como os microempreendedores até iniciativas um pouco mais elaboradas como as startups. 

As causas para a ruína desses negócios podem ser de diversas ordens, desde fatores externos imprevisíveis e incontornáveis a problemas de gestão ou de comunicação e divulgação. 

Por isso, antes de iniciar um negócio e colocar uma ideia em prática é necessário que alguns elementos essenciais estejam extremamente bem estruturados. Dessa forma a administração será muito mais tranquila e segura rumo ao sucesso do empreendimento. 

Desde a definição dos cargos e organograma até as estratégias de marketing, todos os setores e metas devem estar alinhados com o objetivo principal do negócio e trabalhar de forma integrada e harmônica. 

Mas existe algum segredo para ter sucesso em um negócio? 

Sim, existe. 

É é sobre isso que vamos falar no artigo de hoje. 

Inicialmente sabe-se que é indispensável contar com um planejamento estratégico estruturado, equipe qualificada, política salarial e gestão comercial excelentes, no entanto, o segredo não está em nenhum destes tópicos em si, mas no que você fará com eles. 

Como funciona uma empresa?

Uma empresa, segundo a Metáfora de Morgan, é um organismo vivo, que impacta e sofre impacto do ambiente e seus stakeholders. 

Apenas para relembrar, stakeholders são o conjunto de pessoas interessadas na organização, como clientes, fornecedores, concorrentes, sociedade, acionistas, governo, entre outros. 

Por este motivo, é inviável manter o olhar focado em apenas um ponto, como a produção, por exemplo. 

É preciso analisar a organização de forma holística, buscando compreender sua inserção no todo, bem como os pontos positivos e de melhoria. Além disso, apenas dessa forma será possível ter um cenário mais fiel da realidade do negócio. 

Assim como qualquer outro organismo, a empresa não tem como objetivo apenas a sobrevivência, mas o suprimento dos diversos desejos inerentes a sua existência. 

Por isso, todos os órgãos devem estar alinhados com todos esses objetivos. 

Logo, um colaborador com objetivos e pensamentos muito diferentes da organização assemelham-se a um corpo estranho que precisa ser curado ou removido. 

Deste modo, é essencial a compreensão de que a empresa não deve mais ser olhada como uma simples engrenagem, mas, como um indivíduo complexo e mutável. Assim, esse organismo está em constante transformação, seja pela influência de atores externos ou pelo movimentos dos agentes internos. 

Por isso, para facilitar a tarefa gerencial deste organismo, saber como medir, acompanhar e motivar seus recursos humanos pode ser o grande diferencial para o alcance dos sucesso.  

Primeiro passo: como medir através de números?

De nada adianta ter as melhores estratégias, se você não souber mensurá-las. 

Analise você, atualmente em seu negócio ou caso você ainda não tenha um, pare e pense nas empresas por onde você passou construindo sua caminhada, quantas delas  que tinham muitas iniciativas e poucas acabativas? Está conseguindo imaginar e lembrar disso? Agora pare e analise, o quanto do seu envolvimento você tem uma parcela de culpa por estar começando algo, não medi nada, não ter um foco bem definido e por consequência dar em pizza?

Por este motivo os números servem para assegurar, por exemplo, que uma nova tática de marketing foi eficaz.

O mesmo serve para a área de vendas, compras, logística e quaisquer outros setores da empresa. 

Transformar a missão, a visão e os objetivos da empresa em números é o primeiro passo para garantir o alcance das metas.

Isso porque ao realizar esse movimento de transformação, como por exemplo modificar de “ser o maior fornecedor do estado” para “crescer 8% ao ano em vendas no estado”, você define o caminho que deve seguir e os passos se tornam mais objetivos e visíveis. 

Ao mesmo tempo, se algo sair diferente do planejado, fica mais fácil tomar ações corretivas e colocar tudo de volta aos eixos. 

Mas, afinal, como fazer essa medição? 

Primeiro, estabeleça os seus números. Certifique-se que eles são realistas e atingíveis. 

Além disso, é importante que todos da empresa estejam cientes destes objetivos, não somente o setor por ele responsável. 

Isso trará, certamente, dois ganhos relevantes: 

1. Engajamento (todos em prol de um objetivo comum)
2. Sensação de pertencimento

Monitore e acompanhe os números obtidos de forma constante. 

Assim, será possível conhecer o que saiu conforme o esperado, bem como o que superou as expectativas e o que precisa ser corrigido. 

Outro ponto importante é manter essa medição, ou seja, os números obtidos, de maneira organizada e acessível. Para tanto é possível fazer uso de sistemas de gestão, como os ERP, BI, CRM, entre outros.

Qual o tipo de acompanhamento que deve ser feito e por quanto tempo?

O tipo de acompanhamento e os indicadores ou sistemas de gestão que serão utilizados dependerão do estilo, porte e objetivos de cada organização. 

DICA DO DIA
Não entre na modinha dos outros. Muitos gestores falam que fazem um acompanhamento aprimorado de suas equipes, porém quando se analisa a fundo eles não sabem direito para que servem os números que possuem.

Pare, analise, volte às suas raízes e pense somente no seu negócio.

Comece com acompanhamentos simples e vá melhorando suas métricas para chegar no excelente.

E lembre-se: cada negócio tem suas particularidades.

Por isso é importante que o setor responsável por esse acompanhamento esteja sempre atualizado sobre as opções disponíveis para que possa escolher o tipo que mais se adeque a realidade da organização. 

A partir da escolha da métrica que será utilizada, é necessário entender que cada métrica pede uma periodicidade diferente. 

Não tem lógica medir o aumento das vendas diariamente, assim como um olhar anual para as taxas de cancelamento pode não ser eficiente. 

Cada processo acontece em um ritmo diferente e isso deve ser levado em conta na hora das medições e do acompanhamento.

Indicadores que apresentam grande oscilação também devem ser considerados quanto ao intervalo das análises, já que isso pode levar a um falso resultado positivo ou negativo. 

Nesse sentido, há alguns critérios que ajudam a definir a periodicidade ideal para cada métrica a ser realizada. Confira a seguir 4 deles: 

• Urgência de resposta: números que pedem uma urgência de resposta caso ocorram desvios, como os indicadores de produtividade, por exemplo, pedem uma maior frequência de acompanhamento, podendo ser realizada diariamente, inclusive. Isso fará com que o problema se prolongue e se torne mais difícil de resolver.  
• Disponibilidade dos dados: se a dificuldade em obter os dados para acompanhamento for muito grande, ou se o custo para tal for demasiadamente alto, não é conveniente medir com grande frequência. Obviamente será preciso analisar se esses dados não são essenciais para o desenvolvimento diário da empresa, pois caso sejam é interessante incluir o tempo e os gastos  para esse levantamento nos planejamentos da empresa. 
• Nível de influência do resultado no negócio: se o resultado obtido através de tal medição for de grande importância para a tomada de decisão imediata ou para o curto prazo, é necessário alterar a periodicidade da medição. Esse critério complementa o que foi explicado no item anterior. 
• Dinâmica do processo: alguns processos são lentos e demoram para apresentar resultados, como a mudança de cultura organizacional, por exemplo, assim, esses podem ser medidos anualmente ou semestralmente. 

Em resumo, processos que demandem urgência, seja por seu impacto organizacional ou por fazerem parte do contexto atual de análise, devem ser medidos com maior frequência.

Ao tempo que processos não urgentes ou que não trazem impacto imediato podem ser analisados com uma periodicidade mais longa. 

DICA DO DIA
Para indicadores com urgência de resposta, crie algum tipo de gatilho automático, que dispare um SMS, uma mensagem no Whats ou até mesmo um e-mail.

Isso vai te ajudar a agir rápido em casos onde um atraso na tomada de decisão pode lhe custar muito no final do mês.

É preciso motivar sua equipe

Neste item tem-se um dos maiores desafios das organizações modernas, a liderança. 

Infelizmente, muitas pessoas ainda confundem chefes com líderes, quando na verdade ambos possuem conceitos diferentes e podem ser exercidos de modo independente. 

O chefe comanda, geralmente através da imposição. Em geral, trata-se da pessoa que detém o poder sobre determinado grupo a ele subordinado. 

Neste caso a motivação é dispensável, já que para ele, cumprir as metas e exercer um bom trabalho nada mais é do que a obrigação do funcionário. Tende a ser temido pelos colaboradores.

Em contrapartida, um líder inspira, motiva e conduz pessoas. Aponta a direção e vai junto, sempre pronto para ajudar quando preciso. 

Está aberto a ouvir a opinião do grupo e, se necessário, mudar a direção para que todos alcancem o objetivo. Por isso, estabelece uma relação de parceria e então tende a ser respeitado pelos funcionários. 

Fica clara a diferença entre ambos, não é mesmo? 

Ao contrário do que muitos acreditam, não é preciso ser chefe para ser líder, no entanto, é altamente recomendado que um chefe (cargo) seja também um líder. 

Com o mercado cada vez mais exigente e competitivo, todos os aspectos devem ser observados a fim de gerar um ambiente de alta performance. 

A motivação exerce papel fundamental neste processo. Ao mesmo tempo em que colabora para um ambiente produtivo (contribuindo para o alcance das metas), ainda auxilia na retenção de talentos. 

Saber motivar é crucial para qualquer organização. 

Isso pode ser feito através de um conjunto de estratégias, que partem desde um simples feedback, até a promoção de treinamentos, cursos, palestras, pesquisas de satisfação, entre outros. 

O importante é que o colaborador se sinto parte importante do todo, sendo valorizado e a partir disso se sinto motivado a dar o seu melhor para o bem de todos.

Lembre-se: por mais tecnológica que seja a empresa, ela é feita de pessoas e para essas a satisfação pessoal e profissional deve ser considerada para a tangibilidade dos objetivos individuais e coletivos. 

Dessa maneira, valorizando e colocando em prática esses elementos (medição, acompanhamento e motivação) certamente o negócio trilhará o caminho do sucesso.

Isso porque processos bem planejados e avaliados junto a pessoas motivadas não tem como dar errado.